Zo verloopt iedere vergadering op rolletjes

Het houden van een belangrijke vergadering brengt verschillende spanningen met zich mee. Als organisator wil je graag dat alle deelnemers zich comfortabel voelen om zich uit te spreken en de locatie voldoet aan de wensen. Vergaderen Utrecht centraal bijvoorbeeld, is ervaren in het organiseren van vergaderingen. Door een bedrijf te benaderen die je van een gepaste ruimte voorziet, haal je een hoop stress bij jezelf vandaan. Je kunt ervan uitgaan dat dit ervaren bedrijf weet waar de vergaderruimtes aan moeten voldoen en dit in orde komt. Zo hoef je je alleen te focussen op de inhoud van de vergadering.  

Bereid de vergadering goed voor  

Voordat je tijd boekt in iemands agenda, moet je even nadenken over het probleem dat je probeert op te lossen en hoe je hoopt samen te werken met de deelnemers. Door enkele van de volgende vragen te beantwoorden, kom je erachter wat voor soort vergadering je moet plannen en wie hierbij aan moeten sluiten. Als je bijvoorbeeld op zoek bent naar ideeën, is een brainstormvergadering een goed alternatief om nieuwe ideeën en feedback van andere leden van uw team te krijgen. Wanneer je een campagne wilt lanceren waarvoor cross-functionele samenwerking op meerdere bewegende delen nodig is, is een startbijeenkomst een goed alternatief. 

Laat de ruimte aansluiten op het type vergadering 

De ruimte oefent meer invloed uit op de vergadering dan je denkt. Een brainstormsessie werkt bijvoorbeeld goed in een ruimte die inspireert. Denk aan een lichte ruimte met veel groen, zoals die op vergaderlocatie Utrecht. Uit onderzoek blijkt dat daglicht en groen van bijvoorbeeld planten de hersenen prikkelt. Hierdoor kunnen mensen zich beter creatief uiten en zullen er meer innovatieve ideeën ontstaan tijdens de brainstorm. Ga je voor een zakelijk overleg met collega’s, dan is een ruimte met weinig afleiding juist een beter idee. Denk aan effen kleuren en niet teveel decoratie en schilderijen. 

Denk aan overige faciliteiten 

Naast een goede ruimte, bepalen ook de faciliteiten hoe de deelnemers het overleg ervaren. Staat er koffie en thee met een koek te wachten wanneer deelnemers binnenkomen? Dit geeft de deelnemers automatisch een welkom gevoel en het idee dat er om hun welzijn wordt gedacht. Wanneer je met zakelijke partners vergaderd of een businessdeal wil regelen, is een lunch ook een goede troef. Kies voor een luxe locatie met ervaring in het voorzien van een goede lunch. Deze kleine details laten zien dat je het overleg serieus neemt en het niet erg vindt om extra te investeren in goede broodjes voor de lunch.